KPU Jateng Dorong Pengelolaan Arsip Digital yang Aman dan Akuntabel Melalui Forum Ngopi Asli
Sragen, kab-sragen.kpu.go.id - Komisi Pemilihan Umum (KPU) Provinsi Jawa Tengah menggelar forum rutin Ngopi Asli (Ngobrol Pintar Arsip dan Logistik) secara daring pada Selasa (23/06/2026). Kegiatan kali ini mengangkat tema “Zona Marking: Menciptakan Alur Kerja Arsip yang Efektif Tanpa Kebocoran Data” sebagai upaya memperkuat tata kelola arsip dan perlindungan informasi di lingkungan KPU.
Ketua KPU Provinsi Jawa Tengah, Handi Tri Ujiono, dalam sambutannya menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak lagi sekadar menyimpan dokumen, melainkan menjadi memori kelembagaan dan sumber pengetahuan yang mendukung akuntabilitas publik.
“Di era digital, arsip bukan lagi sekadar tumpukan dokumen yang disimpan di rak. Arsip merupakan memori kelembagaan dan sumber pengetahuan yang menjadi instrumen pembelajaran serta akuntabilitas publik,” ujarnya.
Menurut Handi, meningkatnya volume informasi dan tuntutan perlindungan data menuntut seluruh jajaran KPU untuk tidak hanya mampu mengelola arsip secara tertib, tetapi juga memastikan keamanan, kerahasiaan, dan kemudahan akses terhadap informasi yang diperlukan.
Kegiatan tersebut menghadirkan dua narasumber, yakni Ketua KPU Kabupaten Kendal, Hasanudin, dan Ketua KPU Kabupaten Brebes, Muhammad Taufik. Acara dipandu oleh Triana Widiastuti dari KPU Kabupaten Kendal.
Sementara itu, Anggota KPU Provinsi Jawa Tengah Divisi Perencanaan, Keuangan, Umum, Rumah Tangga, dan Logistik, Basmar Periyanto Amron, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip menjadi bagian penting dari tanggung jawab KPU sebagai lembaga publik yang menyimpan berbagai data kepemiluan.
“Data pemilih, hasil perolehan suara, hingga dokumen setiap tahapan pemilu harus dikelola dan diarsipkan dengan baik agar dapat diakses ketika diperlukan,” katanya.
Dalam sesi berbagi pengalaman, Hasanudin menjelaskan bahwa KPU Kabupaten Kendal memanfaatkan jasa pihak ketiga untuk pengelolaan arsip permanen pasca Pemilu dan Pilkada Serentak 2024. Langkah tersebut diambil karena keterbatasan waktu dan sumber daya manusia di tengah tumpang tindih tahapan pemilu dan pilkada.
Menurutnya, KPU Kendal harus mengelola dan melakukan alih media terhadap lebih dari 86 ribu lembar formulir hasil pemilu dalam waktu yang relatif singkat. Untuk itu, pihaknya menggandeng vendor profesional guna mempercepat proses digitalisasi dan penataan arsip.
“Pertimbangan utama kami adalah efektivitas waktu dan kualitas hasil. Dengan dukungan pihak ketiga yang berpengalaman, proses alih media dan penataan arsip dapat dilakukan lebih cepat dan terstandar,” jelas Hasanudin.
Ia menambahkan bahwa kerja sama dengan vendor juga dilengkapi perjanjian kerahasiaan guna menjamin keamanan dokumen yang dikelola. Arsip fisik diubah menjadi arsip digital dan disusun secara sistematis berdasarkan wilayah dan tempat pemungutan suara (TPS) sehingga memudahkan pencarian data.
Di sisi lain, Muhammad Taufik memaparkan pengalaman KPU Kabupaten Brebes dalam pengelolaan arsip pasca Pemilu 2024. Ia menjelaskan bahwa pihaknya juga menggandeng penyedia jasa arsip untuk mendukung proses pengelolaan arsip pemilu, namun pengelolaan arsip Pilkada dilakukan secara mandiri oleh internal KPU Brebes.
Taufik menegaskan bahwa seluruh proses pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan regulasi yang berlaku, termasuk jadwal retensi arsip dan surat edaran KPU RI terkait penyelamatan arsip pemilu.
Melalui forum ini, KPU Jawa Tengah berharap seluruh jajaran KPU kabupaten/kota dapat saling berbagi pengalaman dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip, sehingga tercipta tata kelola arsip yang lebih tertib, aman, dan akuntabel di lingkungan KPU. [KUL]
